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Comment créer une liste de tâches (to-do list) au top

8 septembre 2020

Hello,

A l’occasion de la rentrée, je vous ai parlé de mon agenda My Agenda que j’adore car il est sous forme de to-do list.

J’aime beaucoup ce format car mon intérêt principal avec mon agenda c’est de gérer mes tâches à réaliser.

Je note donc mes tâches sur mon agenda, au jour auquel je dois les réaliser et c’est un grand moment de satisfaction que de cocher voire surligner (ou les deux ah ah) les tâches réalisées !

Bien sur je note aussi certains événements comme des rendez-vous ou des anniversaires mais cela ne représente qu’une très faible part.

Une question qui m’a souvent été posée est « Comment fais-tu pour cocher toutes tes cases ? »

Car bien souvent je peux entendre : « je n’arrive pas à venir à bout de ma liste », « je trouve ça décourageant », « j’ai une liste de tâches longue comme le bras », « ça ne sert à rien de faire une liste car ça reste une liste »…

Mais justement l’intérêt d’avoir une to do list c’est de rayer ! de réaliser les tâches, d’avoir un mémo hors de notre tête déjà bien chargée, bref de passer à l’action !

Je partage donc quelques astuces avec vous, pour vous donner des clés pour cocher toutes vos cases ou du moins le maximum : 
(et je vous rassure tout de suite, il m’arrive de ne pas tout cocher lol)

TOUT NOTER !

Prenez une feuille de brouillon (ou mon printable – cf. à la fin de l’article) et notez tout ce que vous avez à faire.
Déjà rien que cette étape, je l’adore ! elle me fait un bien fou !

Bénéfice :
– vider (ou presque) votre tête
– alléger votre charge mentale
– ne rien oublier, les écrits restent comme on dit !
– et vous pourrez même partager (dans le sens répartir, déléguer, refiler lol) cette liste avec le reste de la famille 😬

Vous avez donc votre liste sous les yeux, il faut maintenant la rendre efficace. 

PRIORISER

Il est parfois difficile de savoir par quoi commencer.

Souvent on veut tout faire en même temps, tout faire soi-même parfois même on répartit mal les tâches dans le temps.

Faites donc le tri et priorisez vos tâches.

Pour cela, je vous conseille d’utiliser la matrice d’Eishenhower. Je l’ai découverte lors de mon BTS et franchement c’est un super outil, facile et efficace. Maintenant que je le maitrise bien il m’arrive de faire l’exercice de tête.

Il existe 4 catégories : 
A – Ce qui est important et urgent : à faire en priorité 
B – Ce qui est important mais pas urgent : à planifier 
C – Ce qui n’est pas important mais urgent : à déléguer
D – Ce qui est ni important ni urgent : on peut oublier non ? si vraiment vous y voyez un intérêt, déléguez ou reportez

Bénéfice :
– Alléger votre liste en « écartant » les tâches qui sont à déléguer (C) et à oublier (D)
– Prendre du recul en réalisant que certaines tâches peuvent attendre 
– Un conseil : si vous déléguez, lâchez prise si la personne qui prend le relai ne fait pas comme vous, elle n’est pas vous 😉

NOMMER LES TACHES AVEC DES VERBES D’ACTION

Je vous invite à être précise quand vous notez quelque chose sur votre liste et de privilégier les verbes d’action surtout quand on a du mal à venir à bout de ses to-do.

Exemple : « docteur » ou « rendez-vous docteur », kézako ? un rendez-vous à prendre ? un rendez-vous de prévu ? un rendez-vous à annuler ?
Bien sur cet exemple est grossi mais vous avez compris le principe.
Préférez donc « Prendre rendez-vous chez le médecin ». 

Bénéfice :
Rendre la tâche plus claire et concrète et donc faciliter le passage à l’action.

DÉCOUPER / DECOMPOSER LES GRANDES TACHES

Une tâche est parfois composée de plusieurs étapes (des sous-tâches quoi). Il s’agit souvent de projets de plus grande envergure qui nécessitent plusieurs actions pour y aboutir.

« Préparer la rentrée scolaire » deviendra alors :
– Préparer les sacs des enfants 
– Marquer le matériel scolaire
– Sortir les vêtements pour le jour J
– Mettre l’assurance scolaire dans l’agenda

C’est tout de suite plus clair non ? 

Quand j’ai créé mon accompagnement (dont je vous parlerai bientôt) je n’ai pas écrit « accompagnement » mais :
– Rédiger la fiche de prise de contact 
– Rédiger l’exercice sur les valeurs 
– Rédiger le questionnaire de satisfaction

Bénéfice :
Ne pas procrastiner ! c’est tout de suite plus facile face à des tâches simplifiées et qui demandent moins de temps 
– Rester motiver en y voyant plus clair 
– Avoir le sentiment d’avancer car si l’on avait noté une seule tâche elle aurait pu rester inscrite longtemps sur la liste, là avec plusieurs sous actions, je peux vous dire que vous allez cocher plus souvent lol
– Déterminer plus facilement une durée et une échéance (il est plus facile d’évaluer le temps de chaque étape que le projet en lui-même)

– Répartir les tâches dans le temps (et donc les noter au bon endroit sur notre agenda)

PENSER AUX DETAILS / A LA CHRONOLOGIE

Pour compléter le conseil précédent, pensez à toutes les étapes nécessaires à la réalisation de la tâche. Je ne vous dit pas de noter « prendre un stylo » si vous devez compléter un document… mais plutôt de penser à la succession de tâches, parfois une tâche ne peut être réalisée si la précédente ne l’a pas été.

Exemples :
Si vous voulez vous faire les ongles (à la maison) mais que vous n’avez plus de vernis, cela risque d’être compliqué, notez donc d’acheter du vernis avant de noter de se faire les ongles. Là encore je grossis mais je trouve que cela illustre bien mon propos.

Si vous avez un dossier d’inscription à compléter mais qu’il vous faut un certificat particulier, noter aussi de vous procurer ce dernier (qui nécessite de prendre un rdv, d’aller au rdv etc…).

EVALUER LE TEMPS ET ETRE REALISTE

Vous avez donc des tâches : écrites, bien nommées, dont la durée et l’échéance sont définies.

Il convient alors te tenir compte de tout ça et d’être réaliste : si le cumul des tâches dépasse votre temps disponible il est certain qu’elles ne seront pas réalisées #procrastination #découragement

Préparer un voyage ne se fait pas en une après-midi, ce n’est pas une tâche mais bien plusieurs qu’il faudra répartir dans le temps : trouver la destination, se renseigner sur les formalités, poser ses congés, réserver des billets d’avion, réserver un logement…

DERNIERES PRECISIONS

Je sais que certaines personnes ont une liste unique et qu’elles avancent un peu à tâton à partir de cette dernière, hors pour certaines tâches il est vraiment important de les planifier que de seulement les écrire.

J’ai aussi une liste générale (qui correspond à la partie B de la matrice) que je regarde par exemple en début de mois et je pioche quelques tâches qui pourraient être réalisées.

REMPLISSEZ VOTRE AGENDA

Inscrivez vos tâches dans votre agenda en les répartissant sur la semaine, le mois, dans l’année selon les cas.

N’oubliez pas on avance à petits pas, l’un après l’autre.

L’agenda permet donc à partir d’une liste globale de passer à des sous-listes plus précises et placées au bon endroit !

AVOIR PLUSIEURS NIVEAU DE TO-DO

Je rempli mon agenda à la fréquence suivante :
– quand je le reçois et qu’il est tout neuf (je suis en mode gaga lol) avec les anniversaires par exemple
– en début de mois (ma to-do mensuelle)
– tous les dimanches soirs pour la semaine à venir (étape clé !) (ma to-do hebdo)
– chaque jour pour le lendemain je fais un point (ma to-do quotidienne)

J’espère que cet article vous aura plu et vous aidera.

Je vous invite à télécharger, un printable que j’ai spécialement conçu pour vous.

A très vite !

Joanna

 

 

 

 

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